EGM- Aviso de convocatoria
ESTE DOCUMENTO ES IMPORTANTE Y REQUIERE SU ATENCIÓN INMEDIATA.
If you have sold or otherwise transferred all of your ordinary shares of ? 2.00 each ("Ordinary Shares") in the capital of MHP SE (the "Company"), or Global Depositary Receipts ("GDRs") representing interests in such Ordinary Shares, please forward this document, together with the accompanying Form of Proxy, at once to the purchaser or transferee or other agent through whom the sale or transfer was effected, for transmission to the purchaser or transferee.
MHPSE
Sociedad Europea de Responsabilidad Limitada (Societas Europaea)
Registrada en Chipre bajo la Ley de Sociedades, Cap. 113
con Número de Registro SE 27
Domicilio social: 16 - 18 Zinas Kanther Street, Ayia Triada, 3035 Limassol, Chipre
Convocatoria de Junta General Extraordinaria
("EGM")
Este documento debe leerse junto con el formulario adjunto de poder y notificación de EGM que se establece al final de este documento.
The Notice convening the EGM of the shareholders of the Company ("Shareholders"), to be held at 16-18 Zinas Kanther Street, Agia Triada, 3035 Limassol, Cyprus at 12:00 pm local time, on 11 March 2024 is set out at the end of this document. Shareholders will find attached to this document a Form of Proxy for use at the EGM. To be valid the Form of Proxy should be signed and returned in accordance with the instructions printed on it. The Form of Proxy must be delivered personally or by courier or by post at the registered office of the Company situated at the address set out above or be sent by fax at +357 25 37 30 75, a la atención de Confitrust Limited, Secretario de la Compañía, o por correo electrónico a GME@dhr-rgv.com, no menos de 48 horas antes de la hora de celebración de la JGE. La cumplimentación y publicación del Formulario de Poder no impide que un Accionista asista y vote en persona en la JGE.
Los titulares de GDR ("Titular de GDR") pueden votar completando, firmando y devolviendo un Formulario de instrucción de voto, que les será proporcionado por el Bank of New York Mellon. La fecha límite para enviar el Formulario de Instrucción de Voto se establecerá en el aviso proporcionado por el Bank of New York Mellon. Al devolver un Formulario de Instrucción de Voto firmado, el Titular de GDR está instruyendo al Bank of New York Mellon para que vote sobre las Acciones Ordinarias subyacentes a sus GDR de acuerdo con sus instrucciones.
CONTENIDO
Página
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DEFINICIONES
"Empresa" significa MHP SE, a European Public Limited Liability Company (Societas Europaea), registered in Cyprus under the Companies Law, Cap. 113, with Registration Number SE 27 and having its registered office address at 16-18 Zinas Kanther Street, Ayia Triada, 3035 Limassol, Cyprus.
"Nominations and Remuneration Committee" or "N&R Committee" means the Nominations and Remuneration Committee of the Administrative Organ of the Company.
"Política de remuneración" means the Remuneration Policy in respect of the remuneration of the Members of Administrative Organ of the Company, which has been approved by the Shareholders of the Company at the extraordinary general meeting which was held on 28 December 2021.
CARTA DEL DIRECTOR EJECUTIVO (CEO)
MHPSE
Sociedad Europea de Responsabilidad Limitada (Societas Europaea)
Registrada en Chipre bajo la Ley de Sociedades, Cap. 113
con Número de Registro SE 27
Domicilio social: 16-18 Zinas Kanther Street, Ayia Triada, 3035 Limassol, Chipre
Miembros del Órgano de Administración (la Junta Directiva) |
John Clifford Rich (Presidente Ejecutivo) |
Yuriy Kosyuk (CEO y Miembro Ejecutivo del Órgano Administrativo) |
Victoriya B. Kapelushna (CFO y Miembro Ejecutivo del Órgano Administrativo) |
Andriy Bulakh (Miembro Ejecutivo del Órgano Administrativo) |
Juan Grant (Senior Director independiente and Non-Executive Member of the Administrative Organ) |
Christakis Taoushanis (Miembro No Ejecutivo del Órgano Administrativo) |
Philip J Wilkinson OBE (Miembro No Ejecutivo del Órgano Administrativo) |
Oscar Chemerinski (Non-Executive Member of the Administrative Organ) |
7 de febrero de 2024
A los Tenedores de Acciones Ordinarias y Tenedores de GDR
Estimados accionistas y titulares de GDR,
Asamblea General Extraordinaria
1. Introducción
Estás invitado a asistir a la reunión general extraordinaria reunión (el "EGM") de los accionistas de MHP SE, a European Public Limited Liability Company (Societas Europaea), registered in Cyprus under the Companies Law, Cap. 113 with registration Number SE 27 and having its registered office address at 16 - 18 Zinas Kanther Street, Ayia Triada, 3035 Limassol, Cyprus (the "Empresa"), que se llevará a cabo on 11 March 2024 at 12:00 pm local time en 16-18 Zinas Kanther Street, Agia Triada, 3035 Limassol, Chipre.
Esta carta proporciona detalles de los negocios que se realizarán en la EGM. El Aviso de convocatoria de la Junta General Extraordinaria se encuentra al final de este documento.
Cualquier resolución sometida a votación en la Junta General Extraordinaria se decidirá a mano alzada, a menos que se exija válidamente una votación conforme a los estatutos de la Sociedad. En una votación a mano alzada, cada Accionista presente en persona o siendo una corporación presente por un representante debidamente autorizado tiene derecho a un voto independientemente del número de Acciones Ordinarias que posea dicho Accionista. En una votación, todos los tenedores de Acciones Ordinarias tienen derecho a un voto por cada Acción Ordinaria registrada en todos los asuntos sometidos a votación de los Accionistas. Los Accionistas no tienen ningún derecho especial de voto. Un Accionista con derecho a asistir y votar en la JGE también tiene derecho a designar uno o más apoderados para asistir y, en una votación, votar en su lugar. Un apoderado no puede votar a mano alzada. Un apoderado no necesita ser Accionista de la Compañía.
Para ser válido, un formulario de poder, junto con un poder notarial u otra autoridad, si lo hubiere, en virtud del cual se ejecuta o una copia certificada notarialmente del mismo, debe entregarse personalmente o por mensajería o correo postal en el domicilio social de la Compañía. situado en la dirección indicada anteriormente o enviarse por fax al +357 25 37 30 75, a la atención de Confitrust Limited, Secretario de la Compañía, o por correo electrónico a GME@dhr-rgv.com, not less than 48 hours before the time for holding the EGM or adjourned EGM (see section 4: "Action Required" below).
Los Titulares de GDR pueden votar completando, firmando y devolviendo un Formulario de Instrucción de Voto, que les será proporcionado por el Bank of New York Mellon. La fecha límite para enviar el Formulario de Instrucción de Voto se establecerá en el aviso proporcionado por el Bank of New York Mellon. Al devolver un Formulario de Instrucción de Voto firmado, el Titular de GDR está instruyendo al Bank of New York Mellon para que vote sobre las Acciones Ordinarias subyacentes a sus GDR de acuerdo con sus instrucciones. Cada GDR representa una Acción Ordinaria.
2. Agenda
The agenda for the EGM is contained in the Notice of EGM which is set out at the end of this document.
The Administrative Organ of the Company ("the Admin. Organ") is seeking the approval of the Shareholders to consider and vote upon the remuneration of the Non-Executive Members of the Admin. Organ applicable as from 1 January 2024.
The Resolutions set out in the Notice of the EGM will be proposed as Ordinary Resolutions, which can be passed by a simple majority of the votes (50 per cent. plus one vote) of the Shareholders entitled to vote and voting in person or by proxy at the EGM.
Notas explicatorias:
According to the Remuneration Policy of the Company, available at ba77cbb2998971.pdf (mhp.com.ua), each of the Non-Executive Members of the Admin. Organ shall be paid a basic fee for his services as a Non-Executive Member of the Admin. Organ ("the Basic Fee"), which shall be determined by the Admin. Organ, taking into account the role, the responsibilities and the expected time commitment of each Non-Executive Member of the Admin. Organ.
According to the Remuneration Policy of the Company, each of the Non-Executive Members of the Admin. Organ shall be paid an additional fee por sus servicios as a Member or as a Chairman of any Committee of the Admin. Organ ("the Additional Fee"), which shall be determined by the Nominations and Remuneration Committee ("the N&R Committee") as advised by the Chairman of the N&R Committee, as a percentage of the Basic Fee.
The Member of the Admin. Organ serving as Senior Independent Director shall continue to be paid an Additional Fee for his services as Senior Independent Director, which shall be determined by the N&R Committee and approved by the Admin. Organ.
The Executive Members of the Admin. Organ of the Company, taking into consideration the cumulative rate of inflation since the year 2018, when the registered office of the Company was transferred from the Grand Duchy of Luxembourg to the Republic of Cyprus, suggested to the N&R Committee to consider recommending to the Admin. Organ to approve an increase of 5% to the Basic Fee payable to each of the Non-Executive Members of the Admin. Organ ("the Executive Members Suggestion" and "the Basic Fee Increase", respectively).
The N&R Committee at a meeting held on 6 February 2024 ("the N&R Committee Meeting"), taking into consideration the Executive Members Suggestion, recommended to the Admin. Organ to approve the Basic Fee Increase, which is substantially less than the cumulative rate of inflation since the year 2018 following the transfer of the registered office of the Company from the Grand Duchy of Luxembourg to the Republic of Cyprus.
The N&R Committee at the N&R Committee Meeting determined the following:
(a) the Additional Fee payable to each of the Non-Executive Members of the Admin. Organ as from the 1st of January 2024, taking into account the Basic Fee Increase; and
(b) the Additional Fee payable to the Senior Independent Director as from the 1st of January 2024, taking into account the Basic Fee Increase.
The Admin. Organ at its meeting which took place on 6 February 2024 ("the Admin. Organ Meeting"), approved the Basic Fee Increase which was recommended by the N&R Committee and determined the Basic Fee payable to each of the Non-Executive Members of the Admin. Organ as from the 1st of January 2024 taking into account the Basic Fee Increase.
In addition, the Admin. Organ at the Admin. Organ Meeting, approved the Additional Fee payable to each of the Non-Executive Members of the Admin. Organ as from the 1st of January 2024 and the Additional Fee payable to the Senior Independent Director as from the 1st of January 2024, as each of these Additional Fees was determined by the N&R Committee at the N&R Committee Meeting taking into account the Basic Fee Increase.
3. General Information
Capital social y derechos de voto de la Sociedad
El capital social autorizado de la Compañía es Euro Doscientos Veintiún Millones Quinientos Cuarenta Mil (? 221,540,000) dividido en Ciento Diez Millones Setecientos Setenta Mil (110,770,000) Shares of Two Euro (? 2,00) each.
El capital social emitido de la compañia es Euro Doscientos Veintiún Millones Quinientos Cuarenta Mil (? 221,540,000), dividido en Ciento Diez Millones Setecientos Setenta Mil (110,770,000) Acciones de dos euros de valor nominal (? 2,00) cada uno.
La Compañía se ha desmaterializado 91,300,484 de sus acciones en 91,300,484 recibos de depósito globales ("RDA").
Each Share entitles the holder thereof to one vote. Holders of GDRs may exercise the voting rights arising under the Shares represented by the GDRs through the Bank of New York Mellon.
Requisitos de quórum y mayoría
No se realizarán transacciones comerciales en la EGM a menos que haya un quórum de Accionistas en el momento en que la EGM comience a trabajar. Dos Accionistas presentes o representados, que en conjunto posean no menos del 50 por ciento del valor nominal de las acciones que dan derecho a asistir y votar en la JGE, constituirán quórum a todos los efectos.
Se considerará que una corporación que es Accionista de la Compañía está personalmente presente en la JGE si está representada por sus representantes debidamente autorizados por resolución de sus Directores u otro órgano de gobierno que autorice a la persona que considere adecuada para actuar como su representante en la JGE de la empresa.
The resolutions set out in the Notice of the EGM will be proposed as ordinary resolutions, which can be passed by a simple majority of the votes (50 per cent. plus one vote) of the Shareholders entitled to vote and voting in person or by proxy at the EGM.
4. Action Required
Adjunto a este documento encontrará un Formulario de poder de respuesta pagada para uso de los Accionistas en la JGE. Ya sea que tenga o no la intención de estar presente en la EGM, se le solicita que complete y envíe el Formulario de poder de acuerdo con las instrucciones impresas en el mismo. Para que sean válidos, los formularios de poder cumplimentados deben entregarse personalmente o por mensajería o correo postal en el domicilio social de la Sociedad situado en la dirección indicada anteriormente o enviarse por fax al +357 25 37 30 75, a la atención de Confitrust Limited, Secretario de la Compañía, o por correo electrónico a GME@dhr-rgv.com, as soon as possible and in any event not later than 12:00 pm local time, on 9 March 2024, being not less than 48 hours before the time appointed for holding the EGM. Completion of the Form of Proxy will not preclude you from attending the EGM and voting in person if you so choose.
Los Titulares de GDR pueden votar completando, firmando y devolviendo un Formulario de Instrucción de Voto, que les será proporcionado por el Bank of New York Mellon. La fecha límite para enviar el Formulario de Instrucción de Voto se establecerá en el aviso proporcionado por el Bank of New York Mellon. Al devolver un Formulario de Instrucción de Voto firmado, el Titular de GDR está instruyendo al Bank of New York Mellon para que vote sobre las Acciones Ordinarias subyacentes a sus GDR de acuerdo con sus instrucciones.
Los titulares de GDR que deseen votar a través del sistema electrónico pueden dar instrucciones de voto al presidente de la EGM a través del sistema electrónico, al operador de un sistema de liquidación de valores o con un depositario o subdepositario profesional designado por dicho depositario. En tal caso, el operador de un sistema de liquidación de valores o un depositario o subdepositario profesional designado por dicho depositario deberá, antes de la JGE, proporcionar (i) una hoja de cálculo de las instrucciones de voto en relación con los votos emitidos a favor, en contra y abstención en relación con cada resolución de la agenda, incluido un poder al presidente de la EGM para ser devuelto a la Compañía antes de la fecha de la EGM y (ii) un certificado que certifique la cantidad de acciones o GDR registradas en su cuenta en el Registro Fecha.
Los accionistas y titulares de GDR pueden abordar todas las consultas con respecto a la EGM por fax a +357 25 37 30 75, a la atención de Confitrust Limited, Secretario de la Compañía, o por correo electrónico a GME@dhr-rgv.com o a la siguiente dirección:
MHPSE
c/o Confitrust Limited
Calle Zinas Kanther, 16-18
Agia Triada, 3035 Limassol
Chipre
En toda la correspondencia relacionada, sírvase indicar el siguiente aviso:
"Junta General Extraordinaria de Accionistas MHP SE"
5. Recommendation
Los Miembros del Órgano de Administración creen que las resoluciones son justas y razonables y en el mejor interés de la Compañía y sus Accionistas en su conjunto. En consecuencia, los miembros del Órgano de Administración le recomiendan que vote a favor de las resoluciones que se propondrán en la JGE.
Le saluda atentamente,
____________
Yuriy Kosiuk
CEO, Executive Member of the Administrative Organ
MHPSE
Sociedad Europea de Responsabilidad Limitada (Societas Europaea)
Registrada en Chipre bajo la Ley de Sociedades, Cap. 113
con Número de Registro SE 27
Domicilio social: 16-18 Zinas Kanther Street, Ayia Triada, 3035 Limassol, Chipre
AVISO DE JUNTA GENERAL EXTRAORDINARIA
POR LA PRESENTE SE DA AVISO que una Asamblea General Extraordinaria de MHP SE (la "Empresa") se llevará a cabo en 16-18 Zinas Kanther Street, Agia Triada, 3035 Limassol, Chipre, at 12:00 pm local time on 11 March 2024, for the purpose of considering and, if thought fit, approving the following Resolutions:
1. QUE the remuneration in the total amount of ? 127,310.00 (Euro One Hundred Twenty Seven Thousand Three Hundred and Ten), per annum, before tax, payable monthly in arrears, to Mr. Christakis Taoushanis as from 1 January 2024, comprised of the Basic Fee for his services as a Non-Executive Member of the Administrative Organ of the Company and the Additional Fee for his services as Member of the Audit & Risk Committee of the Administrative Organ of the Company, which was determined by the Administrative Organ of the Company pursuant to the Remuneration Policy, be and is hereby approved.
2. QUE the remuneration in the total amount of ? 301,928.00 (Euro Three Hundred One Thousand Nine Hundred Twenty Eight), per annum, before tax, payable monthly in arrears, to Mr. Philip J Wilkinson OBE as from 1 January 2024, comprised of the Basic Fee for his services as a Non-Executive Member of the Administrative Organ of the Company, the Additional Fee for his services as Chairman of the Nominations and Remuneration Committee of the Administrative Organ of the Company, the Additional Fee por sus servicios as Chairman of the International Government Relations and Public Affairs Committee of the Administrative Organ of the Company and the Additional Fee por sus servicios as Member of the Audit & Risk Committee of the Administrative Organ of the Company, which was determined by the Administrative Organ of the Company pursuant to the Remuneration Policy, be and is hereby approved.
3. QUE the remuneration in the total amount of ? 207,995 (Euro Two Hundred Seven Thousand Nine Hundred Ninety Five), per annum, before tax, payable monthly in arrears, to Mr. Oscar Chemerinski as from 1 January 2024, comprised of the Basic Fee for his services as a Non-Executive Member of the Administrative Organ of the Company, the Additional Fee for his services as Chairman of the Audit & Risk Committee of the Administrative Organ of the Company and the Additional Fee por sus servicios as Member of the International Government Relations and Public Affairs Committee of the Administrative Organ of the Company, which was determined by the Administrative Organ of the Company pursuant to the Remuneration Policy, be and is hereby approved.
4. QUE the remuneration in the total amount of ? 214,704 (Euro Two Hundred Fourteen Thousand Seven Hundred and Four), per annum, before tax, payable monthly in arrears, to Mr. John Grant as from 1 January 2024, comprised of the Basic Fee for his services as a Non-Executive Member of the Administrative Organ of the Company, the Additional Fee for his services as Senior Independent Director of the Company, the Additional Fee por sus servicios as Member of Nominations and Remuneration Committee of the Administrative Organ of the Company and the Additional Fee for his services as Member of the Audit & Risk Committee of the Administrative Organ of the Company, which was determined by the Administrative Organ of the Company pursuant to the Remuneration Policy, be and is hereby approved.
The Resolutions set out above will be proposed as Ordinary Resolutions.
Dated the 7th day of February 2024
Por orden del Órgano Administrativo
confianza limitada
Secretaria de Empresa
Sede Social
Calle Zinas Kanther, 16-18,
Agia Triada, 3035 Limassol
Chipre
Notas:
1. A member entitled to attend and vote at the EGM is also entitled to appoint one or more proxies to attend and, on a poll, vote instead of him/her. The instrument appointing a proxy shall be in writing under the hand of the appointor or of his attorney duly authorised in writing. The proxy need not be a member of the Company. A Form of Proxy is attached to this Notice of EGM for use at the EGM.
2. Para ser válido, un formulario de poder, junto con un poder notarial u otra autoridad, si lo hubiere, en virtud del cual se ejecuta o una copia certificada notarialmente del mismo, debe entregarse personalmente o por mensajería o correo postal en el domicilio social de la Compañía. situado en la dirección indicada anteriormente o enviarse por fax al +357 25 37 30 75, a la atención de Confitrust Limited, Secretario de la Compañía, o por correo electrónico a GME@dhr-rgv.com, as soon as possible and in any event not later than 12:00 pm local time, on 9 March 2024, being not less than 48 hours before the time appointed for holding the EGM or adjourned EGM.
3. In the case of joint holders of Ordinary Shares, the vote of the senior who tenders a vote, whether in person or by proxy, will be accepted to the exclusion of the votes of any other joint holders. For these purposes, seniority shall be determined by the order in which the names stand in the register of members in respect of the joint holding.
4. En el caso de una corporación, el Formulario de poder debe ejecutarse con su sello común o estar firmado en su nombre por un abogado debidamente autorizado o un funcionario debidamente autorizado de la corporación.
5. Los Titulares de GDR pueden votar completando, firmando y devolviendo un Formulario de Instrucción de Voto, que les será proporcionado por el Bank of New York Mellon. La fecha límite para enviar el Formulario de Instrucción de Voto se establecerá en el aviso proporcionado por el Bank of New York Mellon. Al devolver un Formulario de Instrucción de Voto firmado, el Titular de GDR está instruyendo al Bank of New York Mellon para que vote sobre las Acciones Ordinarias subyacentes a sus GDR de acuerdo con sus instrucciones.
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