¿Qué son las cuentas por cobrar y cuál es su importancia?

Las cuentas por cobrar son, sencillamente, las sumas de dinero que los clientes deben a una empresa por bienes o servicios. Las deudas se clasifican en distintos tipos: corrientes, vencidas e imposibles de cobrar. Es importante que las empresas cuenten con políticas de crédito y cobranza para que no se vean perjudicadas por el impago de las cuentas.

Muchas empresas ofrecen sus productos o servicios y los clientes pueden pagarlos a crédito o en efectivo. Lo habitual es que los usuarios los adquieran a crédito y obtengan el producto por adelantado. Tienen la facultad de pagar lo adeudado en un plazo de hasta un año.

Las cuentas por cobrar muestran a la empresa la cantidad de dinero que aún no ha ingresado en ella y son indicadores de estabilidad o situación financiera. Es importante destacar que las cuentas por cobrar se refieren al dinero, pero también incluyen el procedimiento para cobrar ese dinero adeudado, como preparar y enviar facturas a los clientes, controlar que las facturas se hayan pagado, monitorear todas las partidas pendientes de pago y conciliar las facturas.

¿Por qué es importante la cuenta por cobrar?

Las cuentas por cobrar son un punto fundamental en las empresas, ya que si las personas encargadas de gestionarlas lo hacen mal, esta acción puede traer consecuencias desfavorables. Este tipo de cuentas son un registro contable y un activo a la vez, ya que gracias a ellas las empresas pueden determinar cuántos ingresos futuros tendrán.

Una gestión adecuada de estas cuentas puede marcar la diferencia y el éxito de un negocio, ya que estas cuentas son un activo que impacta en el flujo de caja y brinda la posibilidad de cumplir con las obligaciones de la empresa, se reduce el riesgo de que los clientes no paguen y se fomentan relaciones de confianza a largo plazo con clientes que están de acuerdo con la gestión.

¿Cómo se realiza el control de cuentas por cobrar?

Para que las empresas tengan un verdadero control de esta situación, es importante que clasifiquen las cuentas por cliente, fecha de vencimiento u otro punto que sirva para diferenciarlas entre sí. Una gestión organizada reduce el riesgo de impago, mejora la liquidez de la empresa y aumenta la rentabilidad. Cuando las empresas controlan las cuentas por cobrar, en realidad evalúan y controlan la cantidad de dinero que los usuarios deben y tratan de cobrarlo a través de diferentes técnicas o herramientas para cumplir con sus objetivos.

Algunas herramientas para gestionar cuentas por cobrar

Actualmente existen diferentes herramientas y estrategias de cobranza para la administración de este tipo de cuentas.

En primer lugar, la empresa debe tener una política de crédito y cobranza clara para que los clientes sepan cuál es la forma de trabajar. Por ejemplo, la empresa debe establecer la política de pago, los plazos y las consecuencias si el cliente no paga.

Se recomienda que las empresas brinden opciones de pago flexibles para que el cliente pueda encontrar la que más le convenga. Las más comunes son cheques, transferencias y efectivo.

Entonces, es recomendable que las empresas tengan actualizado el registro de cuentas por cobrar e implementen diferentes estrategias o alternativas para prevenir acciones de impago. En este sentido, es importante educar a los usuarios sobre las ventajas de pagar a tiempo.

Un gran paso es el uso de programas automatizados para que envíen recordatorios de pago a los clientes, identifiquen perfiles de riesgo específicos y lleguen a acuerdos con los usuarios que no pagan a tiempo.

Por último, se recomienda que las empresas remitan aquellas cuentas que no puedan cobrar a agencias especializadas en la materia.

Recuperación de Cuenta

Este concepto se utiliza para definir los cobros que se pueden realizar de las sumas adeudadas por el cliente a la empresa. Este proceso se lleva a cabo gracias a diferentes estrategias y herramientas para recordar a los usuarios que deben pagar la deuda. En ocasiones, es necesario que la empresa negocie el pago o aplique nuevos términos y condiciones para que el cliente pague pero, en este punto, lo importante es que el dinero ingrese a la empresa y que la situación crediticia del cliente mejore de cara al futuro.

No importa si se trata de una empresa pequeña, mediana o grande. Siempre es importante que los clientes se mantengan al día con sus deudas y que la empresa pueda cumplir con sus objetivos sin pérdidas o con el menor monto posible para que estas no afecten su normal desarrollo.

Las pólizas planteadas de manera adecuada permiten a las empresas cobrar cuentas adeudadas y reducir el margen de pérdida de dinero, manteniendo una administración sana.